Datenschutzhinweise für geschäftliche Kommunikation und E-Mail-Kontakt

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der geschäftlichen Kommunikation ist:

Sincere Marketing GmbH
Zum Heimberg 1
34497 Korbach

Geschäftsführung:
Kirsten Schweitzer
Jannik Mühlhausen

Telefon: 0172 5710924
E-Mail: info@sin-ma.de

2. Umfang der Datenverarbeitung

Wenn du mit uns per E-Mail Kontakt aufnimmst oder wir dich im Rahmen einer bestehenden oder möglichen Geschäftsbeziehung kontaktieren, verarbeiten wir die personenbezogenen Daten, die für die Kommunikation erforderlich sind.

Hierzu können insbesondere gehören:

  • Name und Vorname
  • Unternehmen
  • Position oder Funktion
  • E-Mail-Adresse
  • Telefonnummer
  • Anschrift
  • Inhalt der Kommunikation
  • Anhänge und Dokumente
  • Informationen zu Anfragen, Angeboten, Aufträgen und Projekten
  • Termin- und Gesprächsinformationen
  • Technische Verbindungsdaten wie Absender, Empfänger, Datum und Uhrzeit

Bitte übermittle uns ausschließlich personenbezogene Daten, die für dein Anliegen erforderlich sind.

3. Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten deine personenbezogenen Daten insbesondere zu folgenden Zwecken:

  • Bearbeitung von Anfragen
  • Kommunikation mit Interessenten, Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern
  • Anbahnung, Durchführung und Abwicklung von Verträgen
  • Erstellung und Bearbeitung von Angeboten
  • Planung und Durchführung gemeinsamer Projekte
  • Terminabstimmungen
  • Kundenbetreuung
  • Dokumentation der geschäftlichen Kommunikation
  • Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten
  • Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche
  • Pflege bestehender Geschäftsbeziehungen
  • Versand geschäftlicher Informationen, soweit dies gesetzlich zulässig ist

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten erfolgt je nach Anlass auf Grundlage der folgenden Rechtsgrundlagen:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

wenn die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist.

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO

wenn wir gesetzlich verpflichtet sind, bestimmte Daten aufzubewahren oder zu verarbeiten.

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

wenn die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse beruht. Dieses besteht insbesondere in einer effizienten geschäftlichen Kommunikation, der Bearbeitung von Anfragen, der Pflege von Geschäftskontakten sowie der Organisation unserer Geschäftsprozesse.

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO

soweit du uns eine Einwilligung zur Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten erteilt hast. Diese Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

5. Herkunft der personenbezogenen Daten

Grundsätzlich erhalten wir personenbezogene Daten direkt von dir.

Darüber hinaus können personenbezogene Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen stammen, beispielsweise aus:

  • Unternehmenswebseiten
  • Branchenverzeichnissen
  • Handelsregistern
  • LinkedIn
  • Xing
  • öffentlich zugänglichen Social-Media-Profilen
  • Empfehlungen durch Geschäftspartner
  • Messe- oder Veranstaltungsverzeichnissen

Diese Daten verwenden wir ausschließlich, soweit dies gesetzlich zulässig ist und zur Anbahnung oder Durchführung einer Geschäftsbeziehung erforderlich ist.

6. Empfänger personenbezogener Daten

Innerhalb der Sincere Marketing GmbH erhalten ausschließlich diejenigen Personen Zugriff auf deine personenbezogenen Daten, die diese zur Bearbeitung deiner Anfrage oder zur Durchführung der Geschäftsbeziehung benötigen.

Darüber hinaus können personenbezogene Daten an folgende Empfänger übermittelt werden, sofern dies erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist:

  • IT-Dienstleister
  • Hosting- und E-Mail-Dienstleister
  • Steuerberater und Wirtschaftsprüfer
  • Banken und Zahlungsdienstleister
  • Behörden und öffentliche Stellen
  • Dienstleister und Kooperationspartner, soweit dies zur Durchführung eines Projekts oder Vertrags erforderlich ist

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen der DSGVO.

Beim Einsatz externer Dienstleister zur Verarbeitung personenbezogener Daten schließen wir, soweit erforderlich, Verträge zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO ab.

7. E-Mail-Kommunikation

Unsere geschäftliche Kommunikation erfolgt hauptsächlich per E-Mail.

Hierfür nutzen wir die Infrastruktur unseres Hosting- und E-Mail-Anbieters:

STRATO AG
Otto-Ostrowski-Straße 7
10249 Berlin

Im Rahmen der Bereitstellung unserer E-Mail-Postfächer können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

  • E-Mail-Adressen
  • Kommunikationsinhalte
  • Anhänge
  • IP-Adressen
  • Verbindungsdaten
  • Protokolldaten

Die Verarbeitung erfolgt abhängig vom jeweiligen Kommunikationszweck auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b, c oder f DSGVO.

8. Nutzung von Outlook und Apple Mail

Zur Verwaltung unserer geschäftlichen E-Mail-Kommunikation nutzen wir E-Mail-Programme wie Microsoft Outlook und Apple Mail.

Diese Anwendungen dienen ausschließlich dem Abruf, der Verwaltung und Bearbeitung unserer über STRATO bereitgestellten E-Mail-Postfächer.

Es erfolgt keine eigenständige Datenerhebung über den Umfang der geschäftlichen Kommunikation hinaus.

9. Nutzung von HubSpot

Zur Verwaltung von Kundenbeziehungen, Interessenten, Angeboten sowie unserer Vertriebs- und Kommunikationsprozesse nutzen wir HubSpot.

Anbieter ist:

HubSpot Ireland Limited
Ground Floor
Two Dockland Central
Guild Street
Dublin 1
Irland

Soweit im Rahmen der Nutzung personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder bestehender Vertragsverhältnisse sowie auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an einer effizienten Organisation unserer Geschäftsprozesse.

Soweit personenbezogene Daten außerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden, erfolgt dies ausschließlich unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben der DSGVO.

10. Drittlandübermittlung

Grundsätzlich erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums.

Soweit im Rahmen einzelner eingesetzter Dienste eine Verarbeitung personenbezogener Daten in Drittländern erforderlich wird, erfolgt diese ausschließlich unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben der DSGVO.

Hierzu gehören insbesondere Angemessenheitsbeschlüsse der Europäischen Kommission oder geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln.

11. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist.

Allgemeine geschäftliche Anfragen werden gelöscht, sobald sie abschließend bearbeitet wurden und keine gesetzlichen oder vertraglichen Aufbewahrungspflichten mehr bestehen.

Personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Angeboten, Verträgen, Rechnungen oder sonstigen geschäftlichen Unterlagen werden entsprechend der gesetzlichen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert.

Darüber hinaus können personenbezogene Daten gespeichert werden, soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Nach Ablauf der jeweiligen Fristen werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzliche Verpflichtung oder sonstige Rechtsgrundlage für eine weitere Speicherung besteht.

12. Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten erfolgt grundsätzlich freiwillig.

Für die Bearbeitung von Anfragen, die Erstellung von Angeboten oder die Durchführung einer Geschäftsbeziehung sind bestimmte Angaben jedoch erforderlich. Ohne diese Informationen kann eine Bearbeitung unter Umständen nicht oder nur eingeschränkt erfolgen.

13. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO findet im Rahmen unserer geschäftlichen Kommunikation nicht statt.

14. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um deine personenbezogenen Daten vor Verlust, Manipulation sowie unberechtigtem Zugriff zu schützen.

Unsere Systeme werden regelmäßig überprüft und entsprechend dem Stand der Technik abgesichert.

Bitte beachte dennoch, dass die Kommunikation per E-Mail Sicherheitsrisiken mit sich bringen kann. Ein vollständiger Schutz der Daten vor dem Zugriff Dritter kann bei der Übertragung über das Internet nicht garantiert werden.

Solltest du besonders vertrauliche Informationen übermitteln wollen, empfehlen wir, vorab einen geeigneten sicheren Übertragungsweg mit uns abzustimmen.

15. Deine Rechte

Du hast im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen jederzeit folgende Rechte:

  • Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO
  • Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
  • Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
  • Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
  • Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO
  • Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft

Zur Ausübung deiner Rechte kannst du dich jederzeit an uns wenden:

Sincere Marketing GmbH
Zum Heimberg 1
34497 Korbach

Telefon: 0172 5710924

E-Mail: info@sin-ma.de

16. Widerspruch gegen Direktwerbung

Werden deine personenbezogenen Daten zum Zwecke der Direktwerbung verarbeitet, hast du jederzeit das Recht, Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen.

Nach deinem Widerspruch werden deine personenbezogenen Daten nicht mehr für Zwecke der Direktwerbung verarbeitet.

17. Beschwerderecht

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten zu beschweren.

Zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

Wilhelmstraße 7
65185 Wiesbaden

Telefon: 0611 1408-0

E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de

18. Aktualisierung dieser Datenschutzhinweise

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzhinweise anzupassen, wenn sich gesetzliche Vorgaben, technische Entwicklungen oder unsere internen Prozesse ändern.

Es gilt jeweils die aktuelle veröffentlichte Fassung.

Stand: Juli 2026